APPEL D’OFFRES -AFJE

Association Femmes Jeunes et Enfants

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Détails de l'opportunitéRégions concernées par cette opportunité: Jendouba etAPPEL D'OFFRESServices d'Organisation et de Logistique pour le Forum Régional de l'Entrepreneuriat “Youth Leadership Alliance” * Contexte de l'Appel d'OffresL'Association Femmes, Jeunes et Enfants (AFJE), dans le cadre de son projet “Renforcement de l'Avenir des Jeunes par l'Optimisme et l'Innovation pour la Cohésion Sociale (RAYON Jeunesse)”, soutenu par le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD Tunisie), organise le Forum Régional de l'Entrepreneuriat “Youth Leadership Alliance”. Cet événement majeur, prévu le 29 Août 2025 à Tabarka, vise à stimuler l'entrepreneuriat des jeunes et à renforcer la cohésion sociale dans la région.Pour assurer le succès et le professionnalisme de ce forum d'envergure, l'AFJE lance un appel d'offres aux sociétés spécialisées dans l'organisation d'événements. Nous recherchons un partenaire capable de prendre en charge l'ensemble des aspects logistiques, techniques et décoratifs pour créer un environnement dynamique, fonctionnel et inspirant, reflétant l'ambition du forum. * Objectif de l'Appel d'OffresL'objectif de cet appel d'offres est de sélectionner une agence événementielle qualifiée et expérimentée pour la prise en charge complète de l'organisation matérielle et logistique du Forum “Youth Leadership Alliance”, de la conception à la réalisation, en passant par le démontage. La solution proposée devra être innovante, professionnelle et adaptée aux besoins spécifiques d'un forum axé sur l'entrepreneuriat et l'innovation. * Étendue des Services DemandésLa société retenue sera responsable de la mise en place et de la gestion de l'ensemble des équipements et services décrits ci-dessous, pour un forum accueillant un nombre estimé de 200 à 300 participants et une dizaine de structures exposantes :3.1. Aménagement Général et SignalétiqueScénographie globale : Conception et mise en œuvre d'une atmosphère générale cohérente et inspirante, en accord avec l'identité visuelle du forum (couleurs, logos fournis par l'AFJE).Signalétique directionnelle : Panneaux clairs et visibles pour orienter les participants vers les différentes zones (accueil, conférences, ateliers, stands, services, toilettes, sorties de secours).Affichage des programmes : Grands panneaux d'affichage des programmes journaliers et des plans du forum.3.2. Espace Conférence / Plénière (pour environ 150-200 personnes)Estrade/Podium : Conception et installation d'une estrade adaptée avec pupitre.Sonorisation professionnelle : Système de sonorisation de haute qualité, micros HF (main et cravate) pour les intervenants et le public, table de mixage, régie technique.Diffusion vidéo : Grand écran de projection (LED ou vidéoprojecteur haute définition avec grand écran) adapté à la taille de la salle, avec PC portable dédié et support technique.Éclairage : Éclairage scénique adapté pour la scène et éclairage général de la salle.Mobilier : Chaises confortables avec housses si possible, tables pour les intervenants et les modérateurs sur scène.Décoration de scène : Branding du forum (kakemonos, roll-ups avec logos AFJE/PNUD et partenaires), plantes vertes, éléments décoratifs pertinents.3.3. Espace Stands “Village Entrepreneurial” (10 Stands Modulaires et Décoratifs)Conception et installation de 10 stands modulaires innovants : Il ne s'agit pas de simples tables mais de structures semi-fermées ou délimitées de manière créative et professionnelle, offrant un espace d'exposition et d'interaction pour chaque exposant.Chaque stand devra mesurer environ 2.5m x 2.5m.Les séparations entre les stands devront être esthétiques (par exemple, des cloisons légères et décoratives, des systèmes modulaires design, des parois semi-transparentes ou des structures en bois/métal avec des éléments graphiques).Chaque stand doit être équipé de :
  • Une table de présentation (type mange-debout ou bureau compact).
  • Deux chaises.
  • Accès à une prise électrique.
  • Éclairage individuel pour le stand.
  • Un panneau d'identification de l'exposant (personnalisable avec le logo de la structure).
  • Possibilité d'accroche pour des affiches ou roll-ups.
  • Cheminement et allées : Aménagement d'allées larges et dégagées pour faciliter la circulation des visiteurs.
  • Décoration générale de l'espace stands : Ambiance conviviale et professionnelle, avec des éléments décoratifs, plantes, et signalétique générale.
3.4. Espace Coaching / Consultation (2 Espaces Confidentiels)Aménagement : Création de petits espaces semi-privatifs et calmes pour les consultations individuelles (par exemple, paravents esthétiques, cloisons légères, petits box).Mobilier : Une table et deux ou trois chaises par espace.Bonne insonorisation relative. * Cahier des Charges Détaillé pour la SoumissionLa proposition des agences devra inclure, au minimum, les éléments suivants :Présentation de l'agence : Expérience dans l'organisation d'événements similaires, références pertinentes (avec coordonnées pour vérification).Compréhension du besoin : Une note expliquant votre compréhension des attentes de l'AFJE pour le Forum “Youth Leadership Alliance”.Proposition technique détaillée :
  • Description précise de la scénographie proposée pour chaque espace (plénière, stands, ateliers, etc.).
  • Liste exhaustive de tous les équipements proposés (modèles si possible) et des services associés.
  • Plan d'installation et de démontage, avec un calendrier prévisionnel. • Des images
Proposition financière détaillée :Un devis global incluant l'ensemble des prestations demandées.Une ventilation des coûts par poste (aménagement, équipement, transport, etc.). Les modalités de paiement.Délais : Calendrier détaillé de réalisation des différentes étapes (conception, installation, événement, démontage). * Tableau Récapitulatif des BesoinsCe tableau est un résumé des principales attentes. Les agences sont invitées à proposer des solutions créatives et des équipements innovants qui dépassent ces exigences minimales. Catégorie de Service Élément Spécifique Quantité / Description attendue
Aménagement Général Scénographie globale Conception et mise en œuvre cohérente avec le branding du forum
Signalétique directionnelle Panneaux clairs pour toutes les zones (accueil, conférences, ateliers, stands, services)
Affichage programmes Panneaux grands formats pour programme journalier et plan du forum
EspaceConférence/Plénière(Capacité: 150-200personnes) Estrade/Podium Adapté aux intervenants et au format de la salle
Diffusion vidéo Grand écran (LED ou vidéoprojecteur HD), PC dédié, support technique
Éclairage scénique Éclairage adapté pour la scène et la salle
Mobilier Chaises (150-200), tables pour scène
Décoration de scène Branding (kakemonos/roll-ups), plantes, éléments décoratifs
Espace Stands(10 Exposants) Conception & installation stands 10 stands modulaires (env. 2.5mx2.5m chacun), décoratifs et semi-fermés
Équipement par stand 1 table de présentation, 2 chaises, 1 prise électrique, éclairage, panneau d'identification
Allées & circulation Aménagement d'allées larges et dégagées
Décoration généraleespace stands Ambiance conviviale et professionnelle
EspaceCoaching/Consultation (2 espaces) Aménagement espaces 2 espaces semi-privatifs et calmes
Mobilier 1 table, 2-3 chaises par espace
Accueil & Inscription Comptoir d'accueil Professionnel, avec branding
  • Critères de Sélection
Les propositions seront évaluées sur la base des critères suivants :Compréhension des besoins (20%) : Pertinence et clarté de la proposition par rapport aux attentes de l'AFJE.Qualité technique et esthétique (30%) : Qualité des équipements proposés, originalité et professionnalisme de la scénographie et des aménagements (notamment pour les stands).Expérience et références de l'agence (20%) : Pertinence des projets similaires réalisés et réputation de l'agence.Proposition financière (20%) : Compétitivité et transparence des coûts.Planification et gestion de projet (10%) : Réalisme du calendrier, qualité de l'équipe dédiée et capacité d'adaptation.

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